fCloud, czyli paragony w chmurze
Cyfryzacja jest jednym z najszybciej postępujących trendów w obszarach księgowości, kadr i płac, doradztwa podatkowego. Praca z papierowymi dokumentami zabiera pracownikom mnóstwo czasu i często generuje problemy. Stąd coraz więcej firm decyduje się na przyspieszenie procesów związanych z digitalizacją.
Jednym z ostatnich bastionów papierowej dokumentacji wydają się być paragony. Ale również tutaj widać pęd w kierunku cyfryzacji. Elektroniczne paragony mogą być wystawiane od września 2021 roku przez dostawców towarów i usług ewidencjonujących sprzedaż przy zastosowaniu kas fiskalnych. Zazwyczaj wysyła się do klientów poprzez SMS lub drogą e-mailową. Elektroniczne paragony spotkały się z ciepłym przyjęciem wśród wielu przedsiębiorców, o czym w dużym stopniu decydują konkretne oszczędności. Szacuje się, że w Polsce rocznie drukuje się około 12 miliardów paragonów. Mniejsza liczba wydruków oznacza ograniczenie wydatków na papier czy rachunków za prąd.
„Szafka” na elektroniczne paragony
Sprzedawca wystawiający paragony online musi posiadać drukarkę fiskalną oraz repozytorium. O ile do przechowywania papierowych formularzy wykorzystuje się opasłe segregatory oraz wielkie szafy, o tyle w przypadku elektronicznych dokumentów potrzebna jest powierzchnia dyskowa. Użytkownik może zainwestować w nowe urządzenia lub nośniki do przechowywania danych, bądź skorzystać usługi zewnętrznej. Druga z wymienionych opcji ma co najmniej dwie zalety: nie wymaga wydatków na sprzęt oraz pozwala na elastyczne wykorzystanie zasobów, adekwatne do aktualnych potrzeb użytkownika.
Przykładem takiej usługi jest fCloud pozwalająca na przechowywania i analizę dokumentów fiskalnych ze sprzedaży. Co istotne, zapewnia ona nie tylko automatyczną archiwizację paragonów w chmurze, ale również bogatą analitykę. Istnieje możliwość tworzenia personalizowanych filtrów wyszukiwania lub dowolnych raportów czy innych analiz. Mogą to być raporty dobowe, miesięczne, dobowe etc.
Dostawca usługi gwarantuje prawidłowe i terminowe archiwizowanie danych w przypadku stosowania drukarek fiskalnych z kopią elektroniczną, drukarek fiskalnych online, a także drukarek fiskalnych z opcją e-paragonu.
Osobną kwestią stanowi bezpieczeństwo informacji. Wielu przedsiębiorców ma uzasadnione obawy związane z przechowywaniem danych w środowisku chmury publicznej. Najczęściej boją się wycieku wrażliwych informacji. Co gorsza,
serwery większości usługodawców najczęściej znajdują się za granicą. W tym przypadku usługa jest oferowana przez polską firmę, a dane znajdują się w prywatnej chmurze WarPol.Info. Poza tym środowisko poddawane jest cyklicznym testom bezpieczeństwa w celu spełnienia wymogów ISO 27001.
WarPol.Info realizuję zasadę backupu 3-2-1-1-0. W praktyce oznacza to, że kopie zapasowe przechowywane są w trzech egzemplarzach, na dwóch różnych typach mediów (dysk, taśma), jedna jest przechowywana poza siedzibą główną, jedna znajduje się w trybie offline, zaś 0 to zero problemów z przywracaniem danych z kopii zapasowych.